Entrevista a expert
Entrevista a Antonio Pinedo sobre las ventajas de la firma electrónica
02 Jun 2023. 13:25
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Antonio Pinedo, experto en firma electrónica, nos cuenta todas las ventajas que puede suponer para una pyme la transformación digital.

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Descripción
  1. ¿Qué debería tener en cuenta una pyme que desee iniciar un proceso de transformación digital?

En primer lugar, lo que toda pyme de tener en cuenta es que un reto de transformación digital afronta cambios culturales y en la metodología tanto de trabajo como de la estrategia de la organización. Toda transformación tiene que ir alineada con los objetivos de la empresa porque no solo supone un cambio tecnológico, sino también supone un cambio en la forma de trabajar en las personas que están involucradas. Todo proceso de transformación digital tiene que estar totalmente planificado y bien diseñado. De hecho, existen consultoras que te suelen ayudar a este tipo de procesos porque un mal proceso o una mala gestión de este cambio puede generar todavía un mayor número de resistencias internas dentro de la organización. Por eso, en todo proceso de transformación digital es importante hacer un análisis y conocer bien el nivel de madurez digital inicial que tenemos y a qué objetivos queremos llegar. En segundo lugar, conocer todas las áreas susceptibles a digitalizar y poner en una serie de prioridades en cuanto a sus procesos y las capacidades de las áreas para poder abordarlo. En tercer lugar, involucrar a toda la empresa es fundamental porque al fin y al cabo tienen que estar implicados todos los trabajadores. Como cuarto, poder trazar una hoja de ruta que se pueda, que se pueda seguir para para que luego no haya sorpresas. En quinto lugar, poder elegir la tecnología o las herramientas que más se adapten. Esto normalmente suele ser uno de los principales problemas, normalmente las empresas que se meten en una tecnología o se meten en un sistema o en una solución sin haber evaluado si realmente esa es la solución que encaja, y ya no hablo a nivel de procedimientos, hablo a nivel de código o de estructuración del mismo. Como paso número seis, analizar el impacto y los cambios que se deben realizar para para acciones futuras, poder planificarlas. Séptimo, como bien decía, tener un buen asesoramiento que al fin y al cabo es vital y fundamental para el éxito del proceso de transformación digital.

  1. ¿Cómo pueden ayudar las distintas tecnologías habilitadoras a las pymes?

Va a depender mucho del tipo de pyme y el reto de transformación digital que comentaba. No es lo mismo implantar un ERP donde hay todo un sistema de gestión dentro de la organización. No es lo mismo implantar sobre una plataforma de firma o un CRM para toda la gestión comercial o implantar un sistema mes para todo el sistema de producción. Son sistemas totalmente diferentes y con tecnologías que, evidentemente en un sistema de producción industrial, pues se tienen en cuenta muchos otros tipos de tecnologías, como pueda ser un gemelo digital, blockchain e inteligencia artificial, Big Data, etc. Pues ahí ya va a depender un poco, también de qué sistema se quiere implantar y dónde se quiere implantar. No es tanto como solo qué tecnología, sino qué sistema se quiere implantar dentro de la organización, porque un mismo sistema puede contener varias tecnologías.

  1. ¿Por qué es importante el uso de la firma electrónica en los procesos de negocio de las pymes?

La principal función de lo que es la firma electrónica es facilitar la firma de documentos electrónicos con personas físicas de forma totalmente sencilla, garantizando lo que es la identidad de los firmantes. Además, la firma electrónica no solamente mejora el intercambio de información entre las diferentes personas que van a firmar este documento, sino que, además, pues evita el desplazamiento innecesario para poder firmar estos documentos, como antiguamente pasaba con el papel. Además de ser una tecnología mucho más rápida, pues va asociada, por tanto, evidentemente con un ahorro de costes, una mejor calidad del servicio y además ofrece unas mayores garantías en cuanto a la seguridad digital. Cabe mencionar que evidentemente existen diferentes metodologías de firma y bueno evidentemente, pues ofrece muchas garantías. Un documento firmado con un certificado cualificado emitido por una autoridad de certificación de firma electrónica, que una firma biométrica manuscrita. Pero bueno, aquí entramos ya a determinados procesos y niveles de firma que ya van asociados también dependiendo del tipo de documento o de gestión que quiera realizar la organización.

  1. ¿Existen herramientas gratuitas de firma electrónica o que tienen un menor coste?

Existen en el mercado diferentes plataformas, con diferentes metodologías de firma y algunas incluso con su modelo “freemium”. Es que tú puedas acceder a un servicio muy económico con determinado tipo de firmas. El problema es que muchas veces hay mucho desconocimiento sobre la firma electrónica y el peso legal que tiene esta. Como bien comentaba antes, hay determinadas plataformas que simplemente puedes firmar un documento con la firma biométrica manuscrita, que evidentemente tiene un reconocimiento legal y está reconocido. Luego existe otro tipo de plataformas que además te permiten firmar con otro tipo de metodologías de firmas, como puede ser un OTP con un mensaje de texto, que te llega un mensaje de texto al móvil y con un código, tú firmas o te llega un mensaje de texto al email y tú firmas, o incluso que tú puedas firmar con tu biometría facial o con tu certificado de firma digital. En función de cómo se haya firmado este tipo de documentos y el tipo de evidencia electrónica que tú puedas recopilar, en el caso de que tú, o en este caso la empresa, tuviese cualquier problema y fuera un litigio con este contrato porque un tercero dijera que eso no lo ha firmado, en función de la fuerza probatoria que tuviese este documento, pues un juez podría estar a favor de un lado de otro. Por eso muchas veces este tipo de plataformas si ofrecen un servicio de firma mucho más económico y, a su vez, mucho más sencillo, corre el peligro de que posiblemente no sea un sistema de firma tan segura. Entonces, ¿Qué es válido? Sí. ¿Qué hay sistemas de firma o plataforma más económicos en el mercado totalmente accesibles? Es cierto, pero también tienen ese riesgo. Por eso es importante, cuando se vaya a buscar una plataforma de firma, no solo se mire el precio o qué ofrece, sino también entender un poco o que te asesoren un poco que según sobre tu metodología de negocio, cuál sería la metodología de firmas que mejor se adapte.

  1. ¿Qué consejo le darías a una pyme que esté avanzando en su proceso de digitalización?

En primer lugar, creo que todo proceso de digitalización es bueno para todas las empresas. Es verdad que muchas veces supone un reto, también dependiendo del grado de digitalización, porque claro, digitalizar un proceso de digitalización puede ser muy amplio. Pero es un reto que es necesario hoy en día, que aquellas empresas que no se digitalicen van a tener un problema, porque se estima que dentro de cinco años el 80% de las ventas se realizarán en formato online y es fundamental que una empresa se digitalice si quiere mantenerse en un futuro en una economía, pues prácticamente se está volviendo prácticamente digital. Además, el proceso de digitalización no solamente te permite generar una mayor productividad y ahorros e ingresos en cuanto a que optimizas muchos procesos, sino que además te permite, que con toda la información que recopilamos en una base de datos si lo has gestionado bien, te facilita la toma de decisiones, puesto que tienes mucha más información de la que tenías antes. Además, si eres capaz de generar una buena imagen desde el punto de vista digital con terceros, dado que ya vivimos en un mundo global, te permite abrir fronteras e incluso podría ayudarte a poder extender tu negocio fuera de tu región o fuera de los límites en los que actualmente posiblemente se encuentra el negocio. Además de conocer mejor a tus clientes porque tienes un mayor contacto e interacción con ellos. Puede ayudar a mejorar tu reputación y, por supuesto, mejorar el trabajo en equipo, puesto que con todas las tecnologías digitales que tenemos hoy en día, es mucho más fácil que el equipo esté mucho más comunicado que esté, mucho más fluido a la hora de trabajar puesto que la información fluye de forma mucho más rápido y ágil. Por lo tanto, yo recomiendo a todo el mundo, independientemente del tamaño de la empresa, que evalué un proceso de digitalización, porque siempre suele traer puntos positivos o cosas positivas a la organización.

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