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Guía para planificar y controlar los gastos de tu pyme

04 Oct 2022. 10:22
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Entender y controlar los ingresos y los gastos de tu pyme es fundamental para mantener el funcionamiento diario de tu negocio. Como sabemos que esto puede que no sea tarea fácil, hemos realizado una guía para que tengas las finanzas de tu empresa bajo control.

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controlar gastos
Descripción

Las pymes son una figura clave en la economía española. Según datos del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, las pequeñas y medianas empresas representan el 99,8% de las empresas en España, un poco más del 62% del Valor Añadido Bruto (VAB) y el 66% del empleo empresarial total.

En este contexto, poder entender y afrontar parte de los retos que se enfrentan las pymes actualmente, es asegurar el crecimiento económico y el fomento de la competitividad en el país. Por este motivo, recogemos en este post una serie de pasos y consejos para cuidar la salud financiera de tu pyme.

¿Qué se considera un gasto y cuál es la diferencia con los costes?

Antes de entrar en materia es clave entender la diferencia entre dos conceptos que, a primera vista, pueden generar cierta confusión, los gastos y los costes.

En primer lugar, los costes hacen referencia al valor que tiene el consumo de los recursos que han sido necesarios para la producción de bienes o servicios. Esto es, por ejemplo, la materia prima que utilizas, los salarios de los empleados, materiales, etc.

Por otro lado, los gastos hacen referencia al dinero destinado para que tu pyme realice las actividades de negocio diarias. Los gastos de una pyme podrían ser, entre otros, el alquiler del local, marketing, personal de limpieza, suministros de oficinas, licencias, etc.

 

La principal diferencia entre coste y gasto es que el primero siempre repercute directamente a la producción directa de los bienes mientras que en el segundo repercute al funcionamiento general de la empresa.

 

Teniendo estos conceptos básicos en cuenta, es importante que tengamos claro el porqué debemos controlar los gastos de nuestra empresa, ya que esto puede evitar problemas en el futuro. Por este motivo, te contamos algunas de las ventajas de controlar los gastos de tu pyme:

  • Permite detectar errores y gastos no autorizados e innecesarios.
  • Mejora tu capacidad de negociación gracias al conocimiento de los márgenes operacionales de tu pyme.
  • Dificulta en gran medida la posibilidad de fraude interno.
  • Ayuda a la toma de decisiones.
  • Permite obtener mayores recursos para la capacitación de la plantilla y la innovación.

Consejos para planificar y controlar los gastos

Implementar un control de gastos en tu pyme puede llegar a ser una tarea difícil si no sabes cómo empezar, por eso vamos a darte una serie de pasos orientativos para ayudarte a planificarlos mejor. Lo primero, y más importante es entender la finalidad de desarrollar este plan en tu empresa.

La planificación y el control de gastos pretende optimizar la utilización de los recursos y costes asociados a la producción interna de tu pyme para, de esta forma, poder generar el mayor beneficio posible.

  1. Realiza un análisis completo de los gastos de tu empresa. Es decir, cuánto, cómo y dónde se gasta el dinero, partiendo de lo más general a lo más específico.
  2. Estudia los perfiles profesionales de tus empleados y analiza qué gastos podrán generar en programas, materiales, herramientas, entre otros.
  3. Según las necesidades de tu empresa, implementa herramientas más o menos complejas que te ayuden a realizar una gestión más eficiente y precisa de los gastos de tu pyme.
  4. Entendiendo los gastos generales de tu negocio, los gastos de tus trabajadores y teniendo un sistema que te ayude a gestionar todos estos datos, podemos crear los “perfiles de uso de cada empleado”. Estos perfiles definirán el tipo de gasto, los recursos, la franja horaria, entre otros factores que requiere cada perfil para desempeñar sus tareas. De esta manera, tendremos un control total sobre el gasto de cada proceso.
  5. Monitoriza de forma continua los gastos que genere tu pyme para, de forma proactiva, poder realizar cambios y ajustarlos en caso de ser necesarios.

Para implementar este control de forma eficiente también puedes hacer uso de herramientas digitales para facilitar el trabajo. Desde aplicaciones conocidas como Excel o programas de contabilidad, hasta herramientas más especializadas como los ERPs. El uso de la tecnología puede ayudarte a automatizar este proceso dependiendo de cuáles sean las necesidades de tu pyme. Realizar este control de gastos es clave para conocer el buen funcionamiento de una empresa.

Como puedes ver, realizar un control de gastos es clave para conocer el buen funcionamiento de una empresa. Además, llevar el controlar los gastos de una pyme es una tarea algo compleja, pero muy necesaria. Por esta razón, te invitamos que hagas uso de herramientas tecnológicas que te ayuden a ahorrar tiempo y recursos a través de la automatización de procesos

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